Ulkoministeriön viisumikäsittelyprosessin tuominen ohjelmistovetoisesti nykyaikaan on yltänyt toiselle sijalle ja saanut kunniamaininnan Projektiyhdistyksen ”Vuoden projekti 2013” -kilpailussa. Hanke osoittautui uraauurtavaksi koko Schengen-alueella. Käyttöönotetun ohjelmiston ja Kouvolaan perustetun virtuaalisen viisuminkäsittelypisteen perustamisen ansiosta viisumien käsittelyaikoja pystyttiin lyhentämään radikaalisti. Ruuhkaisimmassa, eli Pietarin konsulaatissa on voitu luopua viisumikäsittelijöiden 2-vuorotyöstä ja hoitaa työt ilman viikonlopun jo vakiintuneita ylityötunteja.
”Kehittyneiden ohjelmistojen hyödyntäminen viisumikäsittelyssä on oppikirjaesimerkki siitä, miten ohjelmistojen avulla voidaan nostaa palvelu aivan uudelle tasolle ja samalla tehostaa toimintoja. On upeaa nähdä nimenomaan valtionhallinto eturintamassa ottamassa käyttöön se ainoa ratkaisu, jolla todistettavasti pystytään lisäämään tuottavuutta ja säästämään hupenevia veroeuroja varsin tehokkaasti” tuomariston jäsen ja Ohjelmistoyrittäjät ry:n toimitusjohtaja Rasmus Roiha iloitsee.
Projektissa lähdettiin ratkomaan ensisijaisesti Pietarin konsulaatin viisumiruuhkia. Viisumeita anotaan sieltä pahimmillaan 10 000 päivässä. Sanomattakin on selvää, että uuden toimintamallin ja siihen liittyvien ohjelmistojen käyttöönoton piti sujua täysin saumattomasti, ilman, että käsittelyyn tulee keskeytyksiä. Projektin haasteellisuutta lisäsi merkittävästi myös se, että projektiryhmä toimi kolmessa maassa: Suomessa, Venäjällä ja Intiassa. Kaikkia teknisiä välineitä ei tietoturvasyistä saanut käyttää, joten projektiryhmälle kertyi matkapäiviä. Kyseessä oli myös niin sanottu monitoimittajamalli, jossa tietojärjestelmien rakentamisen parissa toimi parhaimmillaan lähes kymmenen eri toimijaa.
ELVIS-projektiksi ristitty paikkariippumattoman sähköisen viisumijärjestelmän ohjelmistohanke kuitenkin toteutui ansiokkaan projektinhallinnan ansiosta aikataulussaan. Kartoitusvaihe kesti puoli vuotta, viisumijärjestelmän pilotti ja käynnistäminen reilun vuoden. Hankkeessa viisumipalveluja siirrettiin Kouvolaan perustettuun yksikköön, joka pystyy tietojärjestelmien ansiosta palvelemaan jatkossa muitakin suurlähetystöjä tasaamaan ruuhkahuippuja.
Hankkeen onnistumisesta kielii myös kasvava kansainvälinen kiinnostus. Kaikki viisumikäsittelyn ikeessä painivat maat pystyvät hyötymään uudenlaisesta toimintamallista. Projektissa toisena osapuolena toiminut yritys VFS Global, jolle viisumikäsittely oli jo aikaisemmin ulkoistettu, tuotteistaa ja kaupallistaa järjestelmää kovaa vauhtia vientikuntoon.
Linkki Projektiyhdistyksen tiedotteeseen: http://www.pry.fi/materiaalit/uutiset/voittajat-projektipaivilla-20131
Lisätietoja:
Ohjelmistoyrittäjät ry, toimitusjohtaja Rasmus Roiha
puh. 040 018 0434
rasmus (at) ohjelmistoyrittajat.fi
Ohjelmistoyrittäjät ry, viestintä Benita Helistö
puh. 040 526 1816
benita (at) ohjelmistoyrittajat.fi
Ohjelmistoyrittäjät ry on sitoutumaton innovatiivisten, ammattitaitoisten, kasvuhakuisten ja yrittäjähenkisten ohjelmistoyritysten johdon yhteisö. Toiminnallaan yhdistys kannustaa ohjelmistoalan yrittäjyyteen, edistää alan tutkimusta ja koulutusta, nostaa alan profiilia ja näkyvyyttä julkisuudessa sekä kehittää jäsenyritystensä liiketoimintaa. Vuonna 1993 perustetulla yhdistyksellä on jäsenenään yli 550 alan keskeisintä johtajaa ja vaikuttajaa. Lisätietoja:www.ohjelmistoyrittajat.fi.
