Tänä syksynä on julkaistu useita kiinnostavia PR-alan tutkimuksia media-alan muutoksista. Ilahduttavasti esimerkiksi Cisionin vuosittaisen toimittaja- ja viestijätutkimuksen mukaan yhteistyö ja luottamus toimittajien ja viestijöiden välillä on Suomessa korkealla tasolla ja viestijät nähdään edelleen arvokkaina tietolähteinä ja yhteistyökumppaneina. Tiedotteitakin käytetään jutunteossa päivittäin.
Minkälaisia yhteydenottoja toimittajat siis oikein toivovat viestijöiltä? Kävimme läpi Cisionin tutkimusraportin, Taloustutkimuksen toteuttaman Aalundin PR-barometrin sekä Liana Technologiesin toimittajakyselyn ja tiivistimme opit kolmeen nyrkkisääntöön, jotka eivät kokeneen viestijän silmin sinänsä tuo mitään mullistavaa, mutta ovat tänä päivänä entistäkin tärkeämpiä muistaa.
- 1. Ole nopea
Media-ammattilaiset arvostavat nopeutta sekä tiedotuksessa että reagoinnissa. Kiinnostavista asioista pitää osata kertoa proaktiivisesti ja viestien läpimenoa edesauttaa median päivittäisen rytmin tuntemus. On myös tärkeää, että tiedotteessa mainittu yhteyshenkilö on tavoitettavissa ja kykenee antamaan toimittajalle syvempääkin tietoa.
- 2. Tunne yleisösi
Toimittajan postilaatikkoon saattaa tupsahtaa viikon sisällä satojakin viestejä, joista ehkä vain joka neljäs on olennaisia. Spämmäyksestä ei pidä kukaan ja kaikilla on kiire, joten mikäli toivot, että viestisi avataan ja luetaan ajatuksella läpi, tiedotteet pitää kohdentaa oikeille henkilöille oikeissa medioissa. Mieti siis tarkkaan, kuka on kohdeyleisösi, seuraa alaa ja arvioi, mikä aihe kiinnostaa ketäkin toimittajaa.
- 3. Kirkasta viestisi
Selkeys on toimittajien mukaan yksi tärkeimmistä kriteereistä tarttua tiedotteeseen. Huolehdi näin ollen siitä, että teksti on ymmärrettävää, tietoa saa tarvittaessa lisää ja myös asiantuntijat osaavat kertoa asiansa selvästi haastatteluissa. Panosta erityisesti teräviin otsikoihin.
Erinomaisinkaan tiedote ei aina mene mediassa läpi, mutta tiedottaa kannattaa silti aina, kun kerrottavaa on, koska näin yritys pysyy muistissa ja toimittajat pystyvät hyödyntämään materiaalia vielä myöhemmin. Älä myöskään epäröi ottaa yhteyttä meihin, jos kaipaat tukea viestinnän suunnitteluun ja toteutukseen!
Kuva: Alex Lauzon / Unsplash
