Essi Isomäki 28.1.2021 10:57

Kuka chattaa tykimmin? Viisi oppia pikaviestittelystä

Kun konttori hiljenee, pulina siirtyy verkkoon. Pandemian myötä myös Netprofilen toimisto muuttui kantakaupungin konttorista melkein kahdeksikymmeneksi kotisohvaksi. Jo ennen pandemiaa avokonttorimme väki oli oppinut käyttämään Slack-viestikanavaa sisäiseen viestinvaihtoon. Sukellus Slackin analytiikkaan kuitenkin kertoo tarinaa, joka lienee tuttu muuallakin: pikaviestittely räjähti uusiin sfääreihin.  

Tai toivottavasti räjähti. Kaikilla työpaikoilla pikaviestittely ei ilmeisesti ole vieläkään arkea, mikä tuntuu todella hassulta siihen tottuneesta.  

Screenshot 2020-12-11 at 13.20.25

Ennen kuin paljastan, kuka on Netprofilen Slackin ylivoimainen viestittelijä, jaan muutaman opin viime kuukausilta: 

1. Mahdollisimman paljon viestittelyä yhteisillä kanavilla. Kaikkien ollessa etätöissä ei vierestä oppimista tapahdu luontaisesti. Toimistolla saattaisin kuulla sivusta, kuinka kollegani ratkovat haastavaa tilannetta. Jos he ratkovat sitä chatissa, he todennäköisesti tekevät niin yksityisesti privaviestein. Ajattelevat kenties, etteivät näin kuormita muita asialla, joka liittyy vain heihin.  

Olemme rohkaisseet kaikkia käymään keskusteluita vaikkapa asiakkaan asioille omistetulla kanavalla. Silloin muutkin voivat tarjota sivusta ratkaisua tai vähintään oppia jotain siitä, millaisia ratkaisumalleja harkitaan ja mihin päädytään milläkin perusteilla. 

2. Henkilökohtainen tuki yksityisesti. Chatin yksityisviestit toimivat parhaiten henkilökohtaiseen tukeen. Kun ahdistaa, voi laittaa viestiä kollegalle tai tiiminvetäjälle ja saada nopeasti tukea tiukkaan tilanteeseen. Pandemian aikana olemme rohkaisseet kaikkia kuitenkin myös soittamaan puhelimella. Monet asiat ratkeavat lopulta paremmin puhumalla. Lisäksi puhelin on välineenä aivoille armollisempi, kuin videopuhelu, jossa aivot yrittävät urheasti tulkita pikseleistä muodostuvien kasvojen ilmeitä ja hakea silmistä kohdistusta. 


3. Yhteiset juhlan aiheet ovat tärkeitä. Kun joku tiimi onnistuu, tapanamme on kertoa siitä yhteisellä kanavalla kaikille. Muillekin tulee hyvä mieli hyvistä uutisista, ja päivää piristää päästä onnittelemaan emojilla tai kommentein. Liian usein onnistumiset unohtuvat, kun muut hommat saman tien jo vievät aivokapasiteettia. Pysähtyminen on tärkeää etänäkin. 


4. Oppimiselle oma kanava. Netprofilen chatissa Luokka-kanava huolehtii uuden tiedon leviämisestä. Sinne tiimiläiset jakavat kiinnostavia raportteja, asiakkaiden tai omaan toimialaan liittyviä uutisia ja kaikkea sellaista, jonka itse ovat hyödylliseksi kokeneet. Kanavalle kuratoituu kiinnostavaa asiaa, jota voi selailla pitäessään taukoa hommista. 


5. Random-kanava pitää virkeänä. Huono läppä on paras päästää ulos, mutta etänä on vaikeaa tietää, koska sitä jaksetaan ottaa vastaan. Random-kanava auttaa: sinne saa luvan kanssa laittaa kaikki hassut nettimeemit ja muut jutut. Yksin ahertaminen tekee tunnepuolesta usein tasapaksua. Siksi voi olla yllättävän tärkeää hörähtää kollegan hassulle heitolle tai arkiselle sattumukselle. 


Netprofilen Slackissä pyörii melkein 90 kanavaa. Kukaan tuskin seuraa niistä kaikkia, vaan kukin valitsee ne, joita kokee relevantiksi seurata. Yhteinen sopimuksemme on, ettei ketään pingailla kanavilla työaikojen ulkopuolella.

Lupasin alussa paljastaa myös henkilön, joka on työyhteisömme ehdottomasti ahkerin viestittelijä. Hän ei kylvä vitsejä random-kanavalla tai viisastele alvariinsa luokassa. Sen sijaan hän toimii sekä vaativassa asiakastyössä että ennen kaikkea lähiesihenkilönä.

Viidessä vuodessa hän on lähettänyt hulppeat 41 000 pikaviestiä! Tilasto ei sitä kerro, mutta uskallan väittää, että niistä merkittävä osa on kirjoitettu pandemian alettua. Silloin tukea tarvittiin entistä enemmän. Lisäksi vuonna 2020 meillä aloitti peräti kuusi uutta työntekijää, eli hyviä neuvoja ja monenmoista jeesiä on varmasti jaettu reilulla kädellä.

Joko arvaat, kuka on Netprofilen Slack-kuningatar? No tietenkin Maisa Mattila! 

AVOIMET TYÖPAIKAT »

Kuva: Aleksi Airaksinen