”Järjestämme webinaarin.”
”Kokoonnumme tänä vuonna verkkoseminaariin.”
”Gaala on tänä vuonna virtuaalinen.”
Virtuaalitapahtuma saattoi kuulostaa raikkaalta idealta vielä kaksi vuotta sitten, mutta korona teki gaalankin viemisestä verkkoon valtavirtaa.
Tapahtumanjärjestäjillä on ollut ratkaistavanaan myös uusi ongelma: millaisesta virtuaalitilaisuudesta ihminen jaksaa nauttia istuttuaan päivän napit korvissa verkkopalaverista toiseen siirtyen?
Mikä ylevöittää tilaisuuden sellaiseksi, että siihen haluaa osallistua? Voiko verkossa tuntea itsensä vipiksi?
Kasasin netprofilelaisten kokemusten ja näkemysten perusteella vinkkilistan virtuaalitapahtuman järjestäjille.
1. Panosta kutsuihin, ilmoittautumissivuun ja ennakkokokemukseen
Virtuaalitapahtumassa kannattaa panostaa siihen, että kutsu varmasti tavoittaa oikean kohderyhmänsä. Myös ilmoittautumissivun visuaalisuuteen kannattaa käyttää hetki. Yleisö haluaa tuntea itsensä ainutlaatuiseksi myös verkkotapahtumassa eikä ilmoittautua pelkistetyistä pelkistetyimmällä verkkolomakkeella. Jos kyseessä on gaala, voisiko osallistujat yllättää lähettämällä gaalapäivänä kotiin vaikkapa kylmää kuohuviiniä?
2. Hyvä äänen- ja kuvanlaatu ovat välttämättömyyksiä
Särisee, rätisee ja pätkii. Osa kokemuksesta riippuu vastaanottajan verkkoyhteydestä, mutta panostamalla äänen ja kuvan hyvään laatuun voit tehdä kokemuksesta sellaisen, joka erottuu jokapäiväisistä verkkokokouksista. Oli kyse sitten säihkyvästä gaalasta tai inspiroivasta tuotewebinaarista, ei paljetti pääse kimmeltämään tai tuotteet esille, jos tekninen laatu on kehno.
3. Käsikirjoita huolella
Maailmassa on loputtomasti tyhjänpäiväistä länkytystä – jopa liikaa. Kunnon käsikirjoitus ottaa huomioon sujuvat siirtymät ja varmistaa, että yleisösi pysyy kiinnostuneena. Etenkin omaa firmaa ja tuotteita kehuvat pitkälliset puheet kannattaa minimoida. Tulisiko tuotteen erinomaisuus paremmin esille esimerkiksi demossa? Voisiko toimitusjohtajan puheenvuoron korvata haastattelulla? Mitä jos tapahtuma alkaisi haiku-runolla?
4. Ammattijuontaja nostaa tilaisuuden uudelle tasolle
Karismaattinen ja kokenut ulkopuolinen juontaja vie verkkotilaisuuden seuraavalle tasolle. Hän voi myös prepata puhujia ja varmistaa, että koko tapahtuman tuotannon ytimessä on yleisö eikä organisaatio.
5. Mitä tapahtuman jälkeen?
Älä jätä osallistujia oman onnensa nojaan tapahtumaan jälkeen! Voit tarjota tapahtumaan osallistuneille esimerkiksi sähköpostilla muita heitä mahdollisesti kiinnostavia sisältöjä. Tapahtuman luonteesta riippuen voit myös antaa suostumuksen luovuttaneiden yhteystiedot myynnin kontaktoitaviksi. Lähetä kaikille rekisteröityneille myös tallenne tapahtumasta, jotta halukkaat voivat katsoa tapahtuman jälkikäteen.
Harkitsetko webinaarin tai muun verkkotapahtuman järjestämistä? Ota yhteyttä, niin mietimme yhdessä tapahtumaasi innostavan sisällön!
