Millaisia mielikuvia sinulle tulee sanaparista sisäinen viestintä?
Tylsää? Välttämätöntä? Käsittämätöntä? Positiivisia kivakiva-artikkeleita intranetissä? Tai ehkäpä etäajan piristykseksi kotiin postitettu herkkukori?
Hakematta tulee mieleen sana retuperällä. Sisäistä viestintää kehutaan harvoin – etenkään muutostilanteissa. Taustalla on johtoryhmän hyväntahtoinen halu ”saada kokonaiskuva” ennen kuin muutosta avataan henkilöstölle.
Kun maailma muuttuu, ei kokonaiskuva ole koskaan valmis. Liian usein tämä johtaa siihen, että henkilöstö kokee, että tietoa pimitetään. Kun tietoa ei ole, tilalle tulevat huhut.
Viime vuosien muutostilanteet ovat tuntuneet monelle johtajalle ja viestijälle kaoottisilta. Kokosimme viisi neuvoa, joiden avulla sisäistä viestintää kannattaa kehittää seuraavassa poikkeustilanteessa.
1. Lataa faktat tiskiin
Muutostilanteessa johtoryhmä sisäistää valtavan määrän tietoa. Jostain syystä tämä tieto jää usein vain johtoryhmään, vaikka juuri työntekijöiden pitää ymmärtää, miksi ja miten toimintaa pitää muuttaa. Huonostakin tilanteesta kannattaa kertoa rehellisesti perustellen henkilökunnalle.
Johtajan pitää tarjota yrityksen henkilökunnalle näkymä siitä, miksi ja millainen muutos tarvitaan. Tämän voi hyvin perustella numeroilla, ja kertoa yrityksen tekemän uuden liiketoiminnan tai uusien toimintatapojen tavoitteista ja tuloksista rehellisesti.
On hankala motivoida ketään muuttamaan toimintaansa ilman syytä.
Muutoksen syyt on kerrottava rehellisesti, vaikka se ei aina ylevältä kuulostakaan. Myös tilannetietoja muutoksen edistymisestä pitää jakaa mieluummin liian paljon kuin liian vähän.
2. Rakenna sisäisen viestinnän noutopöytäMuutos aiheuttaa aina epävarmuutta. Siksi tietoa pitää olla aina tarjolla jokaiselle sopivassa muodossa.
Se voi tarkoittaa säännöllistä sisällöntuotantoa intranetiin, säännöllisiä uutiskirjeitä, videoita ja kuukausittaisia tilaisuuksia, joissa henkilöstö voi kysyä mieltään askarruttavia kysymyksiä. Jos tunnelma on jäykkä eikä kysymyksiä tule, voi lähipiiristä rekrytoida jonkun esikysyjän vapauttamaan tunnelmaa!
Jokaisen työntekijän ei tarvitse ahmia jokaista tiedonmurua, vaan sisäinen viestintä tarjoillaan kuin noutopöydästä.
Tärkeintä on, että kukaan ei koe jäävänsä ilman tietoa.
Kriittisiä kysymyksiä ei pidä demonisoida, vaan vastata niihin aina uudestaan ja uudestaan, fiksusti perustellen.
3. Ole selkeä
Ympäripyöreyksien ja latteuksien takana asuu usein ymmärtämättömyys. Selkeytä itsellesi ja koko johtoryhmälle, miten ja miksi muutosta tehdään. Mikä on tavoite ja milloin se on saavutettu? Jokaisen johtoryhmän jäsenen tulee voida puhua muutoksesta ymmärrettävästi.
Huonosti muotoiltu bisnesjargon luovuttaa vallan työpaikan kremlologeille ja kahvikonespekulaatioille.
Muutokseen ei voi sitoutua, jos sitä ei ymmärrä.
Hyvä viestintä sitouttaa. Vastaavasti jokainen käsittämätön viesti tai puheenvuoro inspiroi työntekijöitä katselemaan muita työpaikkoja.
4. Luota
Jaettu tieto voi olla hyvinkin tarkkaa. Esimerkiksi liiketoimintayksikköjen vetäjät voivat kertoa oman yksikön tavoitteiden saavuttamisesta kuukausittaisella uutiskirjeellä, jossa jaetaan aidossa luottamuksen hengessä oleellisia lukuja yksikön toiminnasta.
Moni miettii, kuinka yksityiskohtaista tietoa henkilöstölle todella kannattaa jakaa. Pelkona on, että tiedot vuotavat esimerkiksi kilpailijoille.
Myös tiedon panttaaminen on aktiivinen teko, jonka työntekijät huomaavat.
Kannattaa osoittaa luottamusta ja antaa jokaiselle työntekijälle työkalut ymmärtää. Mahdollisen vuodon aiheuttamaa haittaa voi suhteuttaa avoimuuden tuomaan hyötyyn.
Yrityksen toiminta muuttuu vain koko henkilöstön voimin. Oleellisinta on sitouttaa kaikki muutokseen.
5. Viesti myös ulospäin
Moni tarttuu tuntemattomaankin lehteen, jos siinä on juttu omasta työnantajasta. Siksi ulkoinen viestintä on tehokkainta sisäistä viestintää. Ulkoisen ja sisäisen viestinnän kohderyhmiä ei kannata eriyttää toisistaan turhan hermeettisesti.
Yritykset kytkeytyvät aina ympäröivään yhteiskuntaan. Avain tähän on, että yritysten pitää itse nähdä oma roolinsa osana ympäröivää yhteiskuntaa. Toimialat murtuvat, ilmastokriisi kärjistyy, virusvariantteja syntyy, ja keskuspankit syöttävät rahaa putket punaisina. Nämä kaikki heiluttelevat myös sinun yritystäsi, työntekijöitäsi ja asiakkaitasi.
Vastoinkäymisistä voi ja kannattaa kertoa avoimesti – niin omalle henkilöstölle kuin muillekin sidosryhmille.
Kaipaatko apua viestinnässä? Tutustu asiantuntijoihimme ja ota yhteyttä!
