Päätöksenteko ja viestintä kytkeytyvät toisiinsa erottamattomalla tavalla. Jos päätöstä ei panna toimeen sen huonon viestinnän vuoksi, onko se päätös alkuunkaan?
Suomalaisten päät ovat olleet alkuvuonna ihan oikeutetusti pyörällä. Kuka päättää ja mistä koronarajoituksesta? Kuka sen kotitestin oikein tekee? Miksi? Missä?
Tammikuun koronasekoilu on klassinen esimerkki siitä, miten tiiviisti epäselvä päätöksenteko ja siitä kumpuava päämäärätön viestintä kytkeytyvät yhteen.
Jo joulukuussa suomalaisille tehtiin selväksi, että nyt on kiire. Päättäjien päissä jyskytti tarve tehdä jotain ja osoittaa johtajuutta. Etenkin kriisissä päättäjä voi tuntea, että päätöksenteossa tärkeintä on nopeus.
Silloin päättäjä alkaa juntata päätöstä läpi arvovallallaan. Arvovalta on luottamuksen serkku. Näitä yhdistää se, että kumpikin on helppo menettää nopeasti.
Arvottoman näytelmän loppukohtauksessa johtajuutta, arvovaltaa ja luottamusta ei enää ole. Ihmisiä voi uhkailla toimimaan tahtonsa mukaan enää esimerkiksi irtisanomisella. Pian ei enää silläkään.
Laiska perustelu on inhimillistä – ja siksi niin vaarallista
Nopea päätös ja sen junttaus arvovallalla on ikiaikainen toimintatapa. Tutun draaman kaaren voi varmasti tunnistaa niin perhe-elämästä, politiikasta kuin esimerkiksi yrityskauppatilanteista.
Päättäjä on saattanut pohtia asiaa ja siihen vaikuttavia tekijöitä tyypillisesti kuukausia, jopa vuosia. Päätökseen päätyminen on aina prosessi, jossa on mietitty erilaisia vaihtoehtoja ja suljettu pois näkökulmia. Kun päätös on tarkoitus tuoda esiin, omasta päästä on jo unohtunut matkan aikana syntynyt ymmärrys päätökseen johtaneista perusteluista.
Päätöksentekotarpeen tunnistamisen ja päätöksestä kertomisen välillä päättäjä on täysin ehtinyt unohtaa, että päätöksen vastaanottaja aloittaa aiheeseen perehtymisen nollasta. Ilman ymmärrettävää kontekstia ja perusteluja, päätöksen hyväksyntä kuolee ennen kuin se edes saa mahdollisuuden muuttua todeksi.
Viestinnän työ on kysyä kysymyksiä
Pipsa Lotta Marjamäki ja Jenni Vuorio käsittelevät ansiokkaasti viestinnän roolia päätöksenteossa ja strategioissa kirjassaan Viestinnän johtaminen – strategiasta tuloksiin.
”Strategian tavoite on muuttaa tai kohdentaa toiminta uudelleen, ja sen on oltava helposti ymmärrettävä. Tämän mainitseminen tuntuu ihan hölmöltä, mutta olemme nähneet riittävän monta konsulttikieltä kihisevää tai hallintojargonia humisevaa strategiaa, jonka jokaiseen sanaan on sisällytetty niin paljon merkityksiä, että vain prosessissa mukana ollut henkilö pystyy avaamaan koodin. Sellaista, mitä ei ymmärrä, ei pysty soveltamaankaan”, kirjoittajat tiivistävät.
Lyhyesti sanottuna: kun ei tajua, miten voi tehdäkään?
Ontuvat tai puuttuvat perustelut tulkitaan huonoksi viestinnäksi vaikka kyse on laiskasta päätöksenteosta. Meistä moni on istunut kokouksessa, jossa viestintäpäälliköllä on monta kysymystä ja tuskanhiestä kiiltävä ohimo. Viestinnän on pakko ymmärtää voidakseen välittää. Ja jos ei useasta lisäkysymyksestä huolimatta ymmärrä, päätöksessä on jotain pahasti pielessä.
Viestijän työ on tuoda perustelut esiin, kirkastaa viestejä, ennakoida kysymyksiä ja miettiä, miten vastata kritiikkiin. Olen itsekin ollut useassa tilanteessa, jossa viestijän roolissa esittämäni kysymykset ovat johtaneet päätöksen tai perusteluiden täydentämiseen.
Ansaitsemme parempia päätöksiä
Pandemiakriisin tässä vaiheessa suomalaiset vaativat ja ennenkaikkea ansaitsevat kaikilta rajoitustoimilta erityisen päteviä perusteluja. Ensimmäinen rajoituskierros meni epäilemättä viruksen pelon ja luottamuksen voimalla, mutta enää ne eivät riitä.
Liian monelle jokainen päivä tuo elinkeinon tai elämän sujuvuuden kannalta valtavaa kärsimystä. Ihminen kestää melkein mitä vain, kun hän ymmärtää miksi ja tässä vaiheessa kurimusta pitää ymmärtää miksi vielä.
Koronarajoituksista seurannut hämmennys on oppikirjaesimerkki siitä, että päättäjä ei ole vain henkilö, joka päättää. Lopulta päätöksen toteutumisesta vastaa se, joka sen toteuttaa. Jos päätöksen toteuttajia ei saada motivoitua, ei koko päätös välttämättä toteudu.
Ja jos päätös ei toteudu, onko se päätös ollutkaan?
Mikäli haluat pysyä kartalla Netprofilen kuulumisista, tilaa uutiskirjeemme!
