Onnistuneen webinaarin 5 +1 ainesta

Webinaarit eli verkkoseminaarit ovat lyöneet itsensä voimalla läpi. Formaatin suosion yksi salaisuus on sen erinomainen käytettävyys moniin tarkoituksiin. Oli kyse sitten henkilöstö- tai asiakaskoulutuksesta, uuden tuotteen markkinoinnista tai myynnistä jo tunnetuille liideille, se istuu mainiosti kaikkiin.

Webinaarit myös elävät esitysaikaansa pidempään, sillä niistä tehdyt tallenteet kiinnostavat usein paitsi osallistuneita myös heitä, jotka ovat muuten kiinnostuneita aiheesta, mutta syystä tai toisesta eivät päässeet osallistumaan varsinaiseen webinaariin.

Tässä viisi kokemuksen kautta opittua käytännön vinkkiä onnistuneen webinaarin järjestämiseen.

1. Suunnittele tarpeen mukaan

Liikkeelle kannattaa lähteä verkkotapahtuman tarkoituksen ja tavoitteen määrittelyllä. Mitä informaatiota webinaarissa on tarkoitus jakaa ja miksi? Millaista esitysmateriaalia on tarjolla tai tarpeen tuottaa? Ketkä ovat potentiaalinen yleisö: kuinka paljon heitä on, onko yleisö jaettavissa osiin?

Nämä seikat vaikuttavat esitystapaan eli siihen, nojaako webinaari kalvoihin, videoihin, live-kuvaan (ns. webcast) tai kenties reaaliaikaiseen demoon oikeassa toimintaympäristössä. Kun nämä päälinjat ovat selvät, voidaan siirtyä varsinaiseen sisällöntuotantoon.

2. Laadi muokattava käsikirjoitus

Käsikirjoitus on webinaarin sydän, siksi sen laatimiseen kannattaa panostaa. Laadukas käsikirjoitus koostuu webinaarin kohtauksista, puheenvuorojen roolituksista ja tiukasta sisällöstä höystettynä kontekstia tarjoavilla analogioilla, käytännöllisillä esimerkeillä ja yleisöä herättelevillä osioilla.

Webinaarin esiintyjiä kannattaa auttaa onnistumaan heille luonnollisella tavalla. Joku haluaa tuekseen mahdollisimman yksityiskohtaisen tekstin, toinen ydinasiat ranskalaisin viivoin ja kolmas selviää pelkillä pääsanoilla. Käytännössä perusteellinen ja yksityiskohtainen käsikirjoitus, josta on tarvittaessa helppo leikata paloja pois, toimii parhaiten.

Suosittelen lämpimästi esiintyjien oman kädenjäljen, mielipiteiden ja persoonan korostamista webinaarissa. Siksi käsikirjoitusta ei ole tarkoitus noudattaa orjallisesti vaan mukauttaa se esiintyjien suuhun sopivaksi.

3. Aktivoi osallistujia

Webinaarin etuja on matala kynnys osallistua: sen kun kirjautuu sisään ja seuraa esitystä. Helppoa on myös poistua seminaarista. Jos sisältö ei vastaa odotuksia tai esitystapa saa herpaantumaan, on suuri houkutus siirtyä lukemaan sähköposteja tai Facebook-seinää.

Tästä syystä esitykseen kannattaa suunnitella mahdollisimman paljon interaktiivisia osuuksia. Jos osallistujia on vain muutamia, voi avata puhelinjat esimerkiksi demon jälkeen. Mikäli taas yleisömäärä on suuri, kannattaa osallistujien linjat pitää mykistettyinä ja esimerkiksi pyytää vastaamaan ennalta laadittuihin yleisökysymyksiin webinaariohjelmiston chatin kautta.

4. Ota tekniikka haltuun

Tekniset haasteet lienevät se suurin kynnyskysymys empijöille ja hermoilun lähde myös kokeneemmille järjestäjille. Siksi tekniikan aiheuttamat pullonkaulat kannattaa minimoida.

Älä siis luota langattomaan verkkoon, vaan kytke esiintyjien koneet nettiin tiukasti piuhalla. Ääniongelmat, kuten huono äänenlaatu tai kiertävä ääni, ovat myös ikäviä: käytä laadukkaita, mieluiten melua vaimentavalla mikillä varustettuja kuuloke-mikrofoneja. Mikäli webinaarissa on useita esiintyjiä ja puheenvuoro kiertää heidän välillään taajaan, kannattaa käyttää kaiutinpuhelinta. Varmista, että esiintyjien käyttämä on huone on hiljainen.

Yksinkertaisinta on, jos yleisölle näytettävää esitystä hallitsee yksi henkilö eli webinaari-isäntä tai -emäntä. Tällöin riittää, että hän hallitsee webinaarityökalun läpikotaisin.

5. Harjoittele riittävästi

Harjoittelun merkitystä ei voi korostaa liikaa. Varsinkin usean esiintyjä yhteispeli on suunniteltava hyvin: vaihdot henkilöltä toiselle, kommentit, mahdolliset kysymykset ja niin edelleen.

Suosittelen lämpimästi oikean, livetilannetta simuloivan kenraaliharjoituksen pitämistä. Usein vasta tässä vaiheessa ilmenee, ovatko webinaarityökalun kaikki yksityiskohdat hallussa, onko puhutuksi ajateltu sisältö liian laaja tai suppea ja pysyvätkö esiintyjät aikataulussa. Viime mainittu on erityisen tärkeää, sillä kuulijoiden ajankäyttöä pitää kunnioittaa.

+ 1 Unohda, mitä muut tekevät

Mikään ei ole tylsempää kuin monotonisesti esitetty yksisuuntainen webinaari, joka ei tarjoa yhtään uutta oivallusta.

Muista, että webinaarin avulla voi näyttää kaikkea, mitä tietokoneen ruudulla tapahtuu. Jos webinaarin perustaso on sinulla jo hallussa, niin miksipä et ottaisi seuraavaa askelta ja miettisi, millaisin keinoin voisit havainnollistaa kertomaasi: musiikki, liikkuva kuva, yhteinen prosessikirjoittaminen, yhdistäminen some-kanavaan – anna mielikuvitukselle tilaa!

Näillä avuilla sitten vain rohkeasti webinaaria kokeilemaan!

Mikäli kiinnostuit ja ajattelet, että webinaarit voisivat hyödyntää liiketoimintaasi mutta käytännön järjestelyt hermostuttavat, ei peli ole menetetty. Webinaarien ideoimiseen, suunnitteluun ja käytännön järjestämiseen on saatavilla apua esimerkiksi meiltä!

Tulevassa blogissa kerromme suosituksiamme sopivan webinaarityökalun valintaan.