Millainen on paras projekti, jossa olet koskaan saanut olla mukana? Millainen surkein? Entä onko jokainen meistä “projari”? Muun muassa näitä kysymyksiä pohdimme, kun syksyn tiimipäivässä syvennyimme projektinhallinnan oikkuihin ja oivalluksiin.  

Osaamisen kehittäminen on meille ensiarvoisen tärkeää ja siksi panostamme siihen jatkuvasti niin tiiminä kuin yksilöinä. Syksyn Netprofile-päivämme aiheeksi valitsimme jokaista väistämättä koskettavan teeman: projektinhallinta. Kukin meistä toimii päivittäin projektipäällikkönä, projektitiimin jäsenenä tai oman työnsä johtajana, joten projektinhallinnan toimintatapojen jatkuva kehitys on kullanarvoista. 

Meille projektinhallinnan taitaminen on tapa tuottaa arvoa asiakkaillemme päivittäin. Sitä ei tehdä vain työkalujen hallinnan ja menetelmien mestaroinnin kautta, vaan ensiluokkainen projektinhallinta on monen palasen summa.  

Jotta pääsimme hetkeksi irtautumaan konsulttihatuistamme, kutsuimme ilmiömäisen Jani Turun fasilitoimaan kehityspäiväämme. Taisi yksi ja toinenkin silmät loistaen seurata, kun Jani asetteli legopalikat houkuttelevasti tarjolle, ohjeisti ensimmäisen tehtävänannon ja lopulta päästi konsulttilauman säntäämään kohti palikkamerta.  

Konsultit palikkatestissä 

Lego Serious Play ei ole vain luova metodi, vaan erityisen tehokas tapa pureutua monimutkaisiin teemoihin, kuten tiimityön dynamiikkaan ja projektinhallinnan avainkysymyksiin. Menetelmä mahdollistaa abstraktien asioiden, kuten projektikäytäntöjen ja kommunikaatiotapojen, konkreettisen käsittelyn tiimin yhdessä rakentamien mallien avulla. Rakentelun tuomaa hauskuutta unohtamatta. 

Janin fasilitoima palikkamaraton sai aikaan arvokkaita oivalluksia toimintatapojen jatkuvaa kehitystyötä koskien, muun muassa tiedonkulun ja vastuunjaon osalta. Kaiken kukkuraksi käsillä tehdessä jäi aivan eri tason muistijälki. 

Jani myös osasi haastaa meitä tarpeeksi lujaa. Hän auttoi löytämään oikeat kehityskohteet ja jalostamaan parhaat ideat konkreettisiksi toimintamalleiksi. Ulkopuolinen fasilitaattori toi mukanaan raikasta puolueetonta näkökulmaa, jota kaikki aika ajoin kaipaavat. Ja mikä parasta: jokainen meistä sai keskittyä itse työpajaan. 

Napakasti hallitut projektit takaavat luotettavat ja laadukkaat palvelut 

Mitä sitten jäi mieleen? Vaikka jokaista projektia leimaa omat erityispiirteensä, on yhtäläisyyksiä kuitenkin paljon. Tärkeintä on soveltaa projektinhallinnan oppeja oman tiimin ja asiakkaan tarpeiden mukaan. Vinkkejä voisi jakaa tusinan, mutta päädyin rajaamaan opit nyt itselleni merkityksellisimpiin. 

• Laadukkaan projektinhallinnan kulmakivi on tavoitteiden määrittely. On olennaista pitää mielessä, miksi projektia tehdään. Projektisuunnitelmaan on tarpeen kirjata etenkin asiakkaan tavoitteet ja keinot niihin pääsemiseksi – toki tärkeitä välietappeja ja kriittisiä riippuvuuksia unohtamatta. Hyvä suunnitelma on realistinen myös aikataulun osalta: ei ole laisinkaan huono ajatus varata ennalta sinne ja tänne hivenen puskuria, jotta aina vastaan tulevia muutoksia on helpompi hallita.  

• Myös viestinnän kannattaa olla ennakoivaa: pyri siis vastaamaan kysymyksiin ennen kuin niitä ehditään edes esittää. Älä myöskään oleta mitään, vaan viesti mahdollisimman selkeästi ja esitä lisäksi tarkentavia kysymyksiä. Kun kaikki osapuolet ovat ajan tasalla, on projektilla suuremmat mahdollisuudet onnistua. 

• Projektin jatkuva seuranta on yksi onnistumisen avaimista. Dokumentoi, tee muistiinpanoja ja kirjaa ylös yhdessä sovitut päätökset. Muista myös pitää mielessä projektin raamit, kuten käytettävissä oleva työaika ja budjetti, jotta projekti pysyy hallinnassa ja asiakkaan odotukset täyttyvät.  

• Pelkkää kurinalaisuutta ja seurantaa projektinhallinta ei kuitenkaan ole, vaan siihen kuuluu olennaisesti myös asiakkaan odotusten ylittäminen ja lisäarvon tuottaminen. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi luovaa ongelmanratkontaa ja joustavaa reagointia muutoksiin. Hyvä pelisilmä auttaa varmistamaan asiakkaan tyytyväisyyden ja projektin onnistumisen. 

• Ja kun projekti aikanaan päättyy, ei juhlimista ole syytä unohtaa. Sitä ennen myös pienetkin onnistumiset ansaitsevat huomiota: se motivoi projektitiimiä, ylläpitää positiivista ilmapiiriä ja kannustaa kaikkia eteenpäin. Projektin loppupuolella on tärkeää solmia "hännät", eli varmistaa, että kaikki yksityiskohdat on hoidettu loppuun asti, jotta projekti saadaan päätökseen hallitusti. 

Kun projektinhallinta onnistuu, tiimisi voi hyvin myös projektin päättyessä ja on valmis vastaanottamaan taas seuraavan urakan. 

Pirauta siis, jos kaipaat viestinnän ja markkinoinnin projekteillesi määrätietoista ja luotettavaa projektinhallintaa!