Jenni Ahlapuro 24.5.2021 10:46

Kesäloma edessä? Näin vältät viimeisen viikon stressipiikin ja organisoit työtehtäväsi kuin guru

”Sulla on varmaan hirvee kiire töissä nyt vanhempainvapaan alla,” on tullut lauseena tutuksi kuluvan vuoden aikana. Vaikka töitä on paiskittu melko ahkeraan läpi etätyörupeaman, ei edessä häämöttävä poissaolo hikoiluttanut yhtään sen enempää kuin toissavuoden neljän viikon Aasian reissukaan. Olen nimittäin erinomainen oman työni organisoija ja aion jakaa parhaat lomallelähtövinkkini nyt myös teille!

Hommahan alkaa lomien suunnittelusta. Jos teet töitä tiimissä tai kaipaat tehtävillesi tuuraajaa poissaolon ajaksi, aloita yhteinen aikatauluttaminen ajoissa – luultavasti et ole ainoa, joten parhaassa tapauksessa saat vaihdettua kaverin kanssa palveluksia sulavasti. Mikäli kyseessä on suosittu lomasesonki, kuten esimerkiksi kesät tapaavat olla, on parhainta olla liikenteessä jo pari kuukautta ennen kauden alkua.

Kun olet saanut itsellesi tuuraajan, perehdytä hänet ajoissa keskeneräisiin tai edessä häämöttäviin tehtäviin ja projekteihin. Mieti tarkkaan, mitkä askareet ovat välttämättömiä hoitaa poissaolosi aikana. Esimerkiksi somet, blogit ja uutiskirjeet voi usein ajastaa etukäteen, jos sisällöt suinkin ovat valmiina. Hyvää vauhtia kulkeva asiakasprojekti puolestaan edellyttää läsnäoloa ja reaaliaikaista reagointia, jolloin ensisijaiset paukut kannattaa ohjata sellaiseen.

Muista myös dokumentoida tarvittavat prosessit ja opastaa mahdollisten ohjemateriaalien pariin – työkalut on hyvä käydä lisäksi yhdessä läpi, mutta kattavien kirjallisten ohjeiden avulla et saa kamulta paniikkisoittoa mökkilaiturille. Jos poissaolosi aikana olisi tarkoitus edistää isompaa projektia tai kokonaisuutta, ota kesäkaveri ajoissa mukaan sitä koskeviin suunnittelutapaamisiin ja palavereihin. Näin ihmiset, odotukset ja työn tekemisen tavat tulevat tutuiksi.

Ja nyt tulee kaikkien vinkkien kuningas: mitä enemmän tehtäviesi tuuraamisessa tarvitaan uuden opettelua, sitä aiemmin niiden opastamisessa kannattaa aloittaa. Näin ehdit vielä tarjota tukea hyvissä ajoin ennen lomasi alkua, eikä viime hetken kiirekään pääse riivaamaan. Harvalla on aikaa rykäistä massiivista ohjemateriaalituotantoa käyntiin viimeisellä viikolla ennen lomaa, mutta ajoissa aloittaessa sellaiseen järjestyy huomattavasti helpommin mahdollisuuksia.

Noin kuukautta ennen alkavaa lomaa on hyvä luoda kriittinen silmäys omaan työlistaan: mitä saan vietyä maaliin, mikä jää kesken, mitä voin siirtää loman jälkeiseen aikaan? Keskity kahteen ensimmäiseen kategoriaan. Tee valmiiksi niitä asioita, jotka ehdottomasti on saatava kuntoon ja ala valmistelemaan keskeneräiseksi jääviä tehtäviäsi, jotta siirto kesätuuraajallesi on mahdollisimman selkeä ja sujuva.

Käy työlistasi läpi viikoittain ja päivitä sitä tilanteen mukaan – usein tässä vaiheessa huomaan, että jokin keskeneräiseksi olettamani asia valmistuukin hyvissä ajoin. Ja toisaalta, jos näin onnekasta munkkia ei käy, niin ainakaan lomalle ei tarvitse lähteä miettien, että tulikohan nyt kaikki huomioitua. Omaa organisointiani teen yleensä Trellossa, mutta noin kahta viikkoa ennen alkavaa lomaa siirrän prosessin lomamemoon.

Lomamemo on työkamuille loman kynnyksellä lähetettävä lyhyt sähköposti, jossa kertaan kaikki poissaolon aikana huomioitavat asiat ja niiden vastuuhenkilöt. Sellaisen kirjoitteluun menee tuhottomasti aikaa, jos sen päättää aloittaa ulkomuistista viimeisellä tunnillaan, joten listaan alustavan luonnoksen todella hyvissä ajoin ja päivittelen sitä asioiden edistyessä ja tilanteiden edetessä – aivan kuten tekisin Trellollenikin. Memon funktiona on siis myös tukea minua jäsentämään omaa työtäni, jotta tulen huomioineeksi kaiken tärkeän osana normaalia tekemistäni.

Lopputuloksena on hyvin valmisteltu lomille lähtö, joka ei kurista kurkkua tippaakaan. Päinvastoin perinteisesti viimeinen viikkoni on ollut työmäärältään melko vähäinen ja olenkin aikani kuluksi tarjonnut Slackissa apuani muulle tiimille auliisti. Näin aikainen valmistautuminen voi kuulostaa liialliselta, mutta kun lähtöä suunnittelee viikkojen kuluessa pikkuhiljaa, pysyvät hommat hanskassa kuin itsestään.

Tilaa uutiskirjeemme!

avatar

Jenni Ahlapuro

(Vanhempainvapaalla)