Kävin keväällä yritystilaisuuksien ja kokousjärjestäjien vuosittaisessa päätapahtumassa Kongressimessuilla. Tapahtumassa tutustuin 150 eri tapahtuma-alan palveluntarjoajaan, ja pääsin kuuntelemaan mahtavia puheenvuoroja.
Sain konferenssista myös mukaani tapahtuma-ammattilaisten Evento-lehden. Lehdessä vuoden 2022 tilaisuuksien avainasioiksi määritellään vastuullisuus, vaikuttuminen ja virtuaalisuus. Nämä mielessäni päätin koota listaa siitä, mitä elementtejä hyvässä tapahtumassa olisi hyvä ottaa huomioon. Lista tukee omaa oppismisprosessiani assistenttina, mutta kenties siitä on hyötyä sinullekin!
1. Tiimiin eri alojen osaajia
Ei yksin, vaan yhdessä. Hyvä tapahtuma ei synny yksin, vaan kokenutkin tapahtumajärjestäjä tarvitsee vierelleen ihmisiä – tiimin. Tilaisuutta tai isompaa tapahtumaa järjestäessäni kokoan rinnalleni toimivan tiimin, josta löytyy niin viestinnän ja markkinoinnin ammattilaisia kuin digitaitoinenkin henkilö. Jos mahdollista, nappaan mukaan myös visuaalisen suunnittelijan.
2. Väljyyttä tapahtumapaikkaan
Pandemia-aikana totuimme väljempään omaan tilaan. Tämä kannattaa muistaa tapahtumapaikan valinnassa. Liian ahdas tila voi olla omiaan karkottamaan osallistujia. Myös vaikeasti tavoitettava paikka voi saada epäröimään tapahtumaan osallistumista, joten kannattaa varmistaa riittävän hyvät kulkuyhteydet. Muita perusvaatimuksia ovat riittävät saniteettitilat siistiytymiseen, toimiva narikkaratkaisu sekä esteettömyys.
3. Etänä ja livenä kohderyhmän ehdoilla
Kohderyhmän valinta ohjaa tapahtuman tyylin ja sisällön suunnittelussa. Hybridimahdollisuudet vievät kohderyhmäajattelun kahdelle tasolle: liveyleisöön ja etäyhteyksien päässä oleviin osallistujiin. Erilaiset virtuaaliratkaisut edesauttavat tasavertaisen aseman luomisessa kaikille osallistujille. Jos pääpaino on livessä, etäyleisöä voi palvella laadukas videostriimi. Jos taas tavoitteena on interaktiivinen osallistuminen sekä livenä että etänä, voi hyödyntää vaikkapa Teams-, Meet-, Zoom-, Jitsi- ja GoToMeeting-sovelluksia. Täysin virtuaalinen tapahtuma onnistuu vaikkapa Gluen modernilla yhteistyöalustalla.
4. Monipuolisella ohjelmalla ja ilmeellä tunnelmaa tapahtumaan
Kun suunnittelen tapahtuman sisältöä, ajattelen kolmea asiaa: edellä mainittua kohderyhmää, teemaa sekä tavoitetta. Onnistunut tapahtuma inspiroi, antaa ajatuksia ja herättää tunteita – mieluiten positiivisia sellaisia. Monipuolinen ohjelma voi koostua musiikista, puhujien luennoista, paneelikeskusteluista ja toiminnallisista tehtävistä, jotka osallistavat yleisöä. Muita pohdittavia asioita ovat tapahtuman vastuullisuus sekä tapahtuman audiovisuaalisuus ja visuaalinen ilme. Ne vaikuttavat merkittävästi tapahtuman tunnelmaan ja osallistujien kokemukseen.
5. Villiinny tarjoiluissa vastuullisesti
Pienikin tarjoilu ilahduttaa osallistujia suuresti. Niin se vain on, että tie sydämeen käy vatsan kautta. Kun suunnittelen tarjoiluja, otan huomioon tapahtuman ajankohdan ja tämän hetken trendit, joista keskeisin on ympäristötietoisuus. Entäpä jos perinteisten ruokien sijaan tarjoilisi osallistujille suolaisia villiyrteistä valmistettuja vohveleita tai vegaanisen hot dog -buffetin. Viime aikoina ilmiöiksi ovat nousseet autenttisuus sekä huikea 2000-luvun alku. Trendien lisäksi on muistettava myös erilaiset ruokavaliot, allergiat ja ruokahävikin minimointi.
6. Herätä mielenkiinto markkinointiviestinnällä
Tapahtuman markkinoinnissa on hyvä huomioida tapahtuman luonne. Oiva ohjenuora on ajatella tapahtuman järjestäminen lineaarisena polkuna, jossa tapahtumaa ei suunnitella vain yhdeksi live-hetkeksi, vaan jatkumoksi, jonka jokaisella vaiheella on tavoitteet ja mittarit. Vaiheet kategorisoisin seuraavasti: 1) ennakkomarkkinointi 2) tapahtuman aikainen markkinointi 3) tapahtuman jälkeinen markkinointi. Yllätyksellisyyttä ennakkomarkkinointiin voi tuoda esimerkiksi lähettämällä digitaalisten kutsujen rinnalla postissa personoidut kirjeet, jotka viestivät ennakkoon tapahtuman tunnelmasta ja tuovat vaihtelua sähköpostiviesteihin. Lisäksi muistutusviesti puhelimeen tai sähköpostiin on kultaa hektisessä maailmassa.
7. Seuraava tapahtuma mielessä
Haluanko järjestää entistä paremman tapahtuman? Kyllä. Tapahtumaa kehittääkseni lähetän tapahtuman osallistujille palautekyselyn. Lisäksi on enemmän kuin sallittua hehkuttaa onnistunutta tapahtumaa eri sosiaalisen median kanavissa.
Yllä on mainittu pieni osa tavoista luoda onnistunut tapahtuma. Vinkit ovat hyödynnettävissä niin pienissä kuin isoissakin tilaisuuksissa. Vaikka tapahtuman järjestäminen vaatii organisointikykyä, ei ole syytä unohtaa luovuutta ja rohkeutta. Niiden avulla toden totta saa aikaan ikimuistoisen tapahtuman!
