Uskon, että jokainen on ollut osallisena viestintäprojektissa, joka on syystä tai toisesta osoittautunut vähemmän optimaaliseksi. Kenties aika-arvio on ylittynyt rutkasti, odotuksia ei olla onnistuttu täyttämään tai lopputulos on saattanut olla jopa alkubriiffin vastainen. Harmitusprojekteja ei tarvitse olla määräänsä enempää. Jos pidämme mielessä muutamat perusasiat, vältämme pahimmat mokat ja edesautamme projektin onnistumista yhdessä.
1. Hyvä briiffi on kultaakin kalliimpi
Projekti käynnistyy aina asiakkaan antamalla briiffillä: mitä olemme tekemässä ja millaista lopputulosta odotetaan? Hyvässä briiffissä on annettu budjetin, aikataulun ja tavoitteiden lisäksi oleelliset tiedot kohderyhmistä ja ydinviesteistä.
On myös reilua käydä läpi, miten tavoitteita aiotaan mitata. Projektin loppumetreillä saattaa tulla vastaan yllättäviä toiveita mittareista, joihin ei ole projektissa tähdätty tai joita ei ole projektin aikana erikseen seurattu. Mittaaminen on myös työtä, joka vaatii usein työkaluja ja sillä on hinta. Tärkeää on lisäksi määrittää kuka mittaa ja minkälaisia muita olennaisia resursseja projektiin on käytettävissä asiakkaan omasta organisaatiosta.
Usein briiffi käydään läpi kasvotusten, joko virtuaalisesti tai livenä. Hyvä viestintäkumppani osaa myös itse hankkia riittävästi taustatietoa projektin sujuvan etenemisen tueksi. Näin varmistetaan ensimetreillä, että kaikilla osapuolilla on yhteinen suunta ja visio projektin lopputuloksesta. Silloin se myös onnistuu todennäköisemmin odotusten mukaisesti.
2. Tuplatsekkaus on niin 2020, täältä rymistelee triplatarkistus
Ihmisten välisessä viestinnässä syntyy aina väärinymmärryksiä ja jokaisen aikaisempien kokemusten värittämiä tulkintoja. Meistä jokaisella on odotuksia, toiveita ja ennakkoasenteita, joiden mukaan peilaamme maailmaa ja joskus myös tiedostamatta toisiamme. Ei siis kannata jäädä omien olettamuksien varaan siitä, mitä ymmärtää toisen sanovan. Kannattaa varmistaa, että asia on tullut ymmärretyksi samalla tavalla koko projektitiimin kesken.
Hyvä perusneuvo onkin, että jos jokin asia askaruttaa, se on tarkistettava. Kukaan ei halua joutua tilanteeseen, jossa määräaika ylittyy oman muistin pettämisen takia. Pienetkin epäselvyydet voivat eskaloitua mittoihin, jotka vaikeuttavat projektin etenemistä tai vaarantavat sen. Projektin edetessä on tärkeä kirjata ylös kaikki yhdessä sovitut asiat, jolloin niihin voi tarvittaessa palata näppärästi yhteisen muistion kautta.
3. Varaa riittävästi aikaa
Hyvä olettama on, että jos aikataulu tuntuu vähän liiankin hyvältä, se usein on sitä. Harva haluaa työskennellä kiireessä stressin alla, mutta vielä harvempi haluaa olla sammuttamassa tulipaloa toisensa perään. On melko tavanomaista, että jossain vaiheessa projektia jokin asia ei onnistukaan odotetusti tai suuntaa on joiltain osin muutettava. Niissä tilanteissa pieni jousto aikataulussa antaa varaa toimia.
Helppo tapa jouston luomiseen on hieman yliarvioida työvaiheisiin kuluvaa aikaa. Jos kommenttikierros tuntuu mahdolliselta suorittaa viikossa, antaisiko puolentoista viikon aikaikkuna paremmin tilaa äkillisille poikkeamille? Mitä paremmin yllättäviin tilanteisiin on varautunut, sitä helpommin niistä päästään yli ja eteenpäin – yhdessä sovitussa aikataulussa.
+1: tartu ketterästi muuttuviin tilanteisiin ja tarpeisiin
Vaikka projektit on hyvä suunnitella huolellisesti, on myös yhtä tärkeää osata toimia äkillisesti muuttuvissa tilanteissa. Kenties budjettiin täytyy tehdä viime hetken viilauksia, videokuvausten lokaatio ei olekaan saatavilla tai podcast-vieras peruukin osallistumisensa viime hetkellä. Tällöin suunnitelmiin on tehtävä nopeasti muutoksia.
Yllättävien tilanteiden pelastusoperaatiot ovat osa ammattitaitoa. Niihin on aikataulullisesti syytä varautua erityisesti silloin, kun projektin onnistuminen on kiinni monen toimijan yhteistyöstä ja samanaikaisesta läsnäolosta.
Projektisuunnitelman tulee olla toimintaa tavoitteita kohti ohjaava runko, mutta sitä seuratessa kannattaa pitää silmät auki ja tuntosarvet herkkänä. Silloin on mahdollista tunnistaa ja tarttua myös projektiin lisäarvoa tuoviin yllätyksiin. Kun tekee oikeita asioita oikealla tavalla, saa usein palkinnoksi mahdollisuuksia, jotka kannattaa tunnistaa, arvioida ja käyttää hyödyksi.
Kuva: Jenni Ahlapuro
