Netprofile Finland Oy:n markkinointi- ja sidosryhmärekisterin tietosuojaseloste

 

Olet rekisterissämme, koska meillä on suhde

 

Noudatamme henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn liittyvää lainsäädäntöä ja kunnioitamme yksityisyyttäsi. Henkilötietosi on rekisterissämme siksi, että meillä on kanssasi työhösi liittyvä ja pääsääntöisesti vastavuoroinen suhde tai olet ilmoittanut itsesi rekisteriimme ja haluat saada meiltä viestejä.

Toimintamme yrityksiltä yrityksille viestintä- ja markkinointiviestintäpalveluja tarjoavana konsultti- ja valmennusyhtiönä edellyttää työtehtävien suorittamiseen, todentamiseen ja raportointiin liittyvien työroolipohjaisten henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja säilyttämistä. 

Tietosuojaperiaatteessa kuvaamme tarkemmin mistä lähteistä, mihin tarkoituksiin ja mitä henkilötietoja keräämme, miten ja ketkä niitä käsittelevät ja mitä oikeuksia ja vaikuttamismahdollisuuksia sinulla on tietojesi tarkastamiseen, muokkaamiseen tai poistamiseen.

Rekisterinpitäjänä Netprofile Finland käsittelee henkilötietojasi alla mainittujen periaatteiden ja kulloinkin sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Lainsäädännön ja/tai toimintamme mahdollisesti muuttuessa tai kehittyessä nämäkin periaatteet siis varmasti päivittyvät.

Teemme kaikkemme ollaksemme luottamuksesi arvoisia joka päivä. Tutustu tietosuojaperiaatteisiimme ja anna meille palautetta, jos joku asia mietityttää. Suhteemme on meille tärkeä ja arvokas, toivottavasti myös sinulle.

 

1. Rekisterinpitäjä

Netprofile Finland Oy
y-tunnus: 02821461-7

Ludviginkatu 3-5 B

00130 Helsinki

 

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevassa asiassa

Christina Forsgård, christina@netprofile.fi

 

3. Rekisterin nimi

Netprofile Finland Oy:n markkinointi- ja sidosryhmärekisteri

Käsittelemme rekisterissä asiakkaidemme, muiden sidosryhmiemme sekä potentiaalisten asiakkaidemme ja näiden edustajien henkilötietoja.

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelyperusteemme on markkinoinnin osalta oikeutettu etu ja asiakas- sekä sidosryhmäsuhteiden hoidon osalta sinun ja meidän välisen suhteen tai sopimuksen mukainen toiminta tai odotusarvo.

Markkinoimme palvelujamme vain yrityksille ja työroolipohjaisesti, jolloin käsittelemme vain näihin liittyviä henkilötietoja. Markkinoinnin ja viestinnän kohdentamista varten hyödynnämme lain sallimissa rajoissa meille antamiasi tai suhteeseemme liittyviä olennaisia tietoja työroolistasi, tiedonsaantitarpeistasi ja osoittamastasi kiinnostuksesta.

Saatamme myös käyttää henkilötietojasi palveluidemme kehittämiseen ja suhdetoimintaan.  

Lähetämme sinulle myös työroolisi, verkkotilauksesi tai muun antamasi suostumuksen perusteella sähköisiä tiedotteita tai suoramarkkinointiviestejä.

Henkilötietojasi kerätään, käsitellään ja säilytetään rekistereissämme myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen, kuten kirjanpito- ja viranomaistarkoituksiin näiden edellyttämien säädösten ja aikarajojen mukaan.

 

5. Rekisterin tietosisältö

Keräämme, käsittelemme, käytämme ja säilytämme pääsääntöisesti työroolipohjaisia henkilötietoja henkilöstö-, asiakas-, toimittaja-, alihankkija-, yhteistyökumppani- tai vaikuttajasuhteiden hoitamiseen, laskutukseen sekä viestintä- ja markkinointiviestintäpalveluidemme toimittamiseen yritysasiakkaillemme.

Käytämme henkilötietoja myös omaan markkinointiimme, uusasiakashankintaan ja toimintamme kehittämiseen.

Käytämme Google Analyticsiä ja Hubspotia verkkosivujemme käytön analysointiin ja kehittämiseen sekä kohdentaaksemme sivustomme käyttäjille heitä kiinnostavaa tietosisältöä.

Rekisterissämme on nimi-, puhelin-, sähköposti-, osoite-, työantaja-, titteli- ja muita antamiasi tietoja. Evästeiden avulla saamme verkkovierailijoistamme käyttäytymiseen liittyviä tietoja, joita hyödynnämme esimerkiksi suunnitellessamme markkinointiamme. Tällä tavoin voimme kohdentaa viestintäämme mahdollisimman osuvasti.

Suhteemme perusteella sinusta voidaan tallentaa seuraavia tietoja rekisteriimme:

  • Asiakasyrityksemme yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, työsähköpostiosoite, titteli, vastuualue ja sosiaalisen median profiilien osoitteet
  • Yrityksen nimi, yhteystiedot, y-tunnus, toimiala, sosiaalisen median sivujen ja profiilien osoitteet ja muut suhteeseemme tai toimeksiantomme hoitamiseen olennaisesti liittyvät tiedot
  • Asiakkuuden syntymiseen, hoitamiseen, yhteydenpitoon, laatuun ja toimeksiantoihin liittyvät tiedot, kuten tilaus-, laskutus- ja toimitustiedot
  • Henkilön itsensä antamat luokittelutiedot, joihin kuuluvat esimerkiksi kiinnostuksen kohteet
  • Asiakas- ja koulutuspalautteisiin liittyvät tiedot
  • Netprofilen verkkopalvelun käyttämiseen ja suoramarkkinointiviestien vastaanottoon liittyvät tiedot
  • Markkinointiin, myynninedistämiseen ja suhdetoimintaan liittyvät tiedot, kuten tilaisuuksiimme osallistuminen, huomionosoituksemme ja muistamisemme.
  • Tiedotteiden tai uutiskirjeidemme peruutustieto tai muu markkinointikielto
  • Rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot

Työnhakijoiden osalta käsittelemme pääasiassa henkilöltä itseltään saatuja tietoja tai LinkedInissä ilmoitettuja tietoja:

  • Työnhakijan perustiedot
  • Työnhakijan ansioluettelo, hakemus, hakijan antamat referenssitiedot ja mahdolliseen työhaastatteluun liittyvät tiedot (milloin tavattu, kuka haastatellut).

Henkilötietoja käsittelevät pääsääntöisesti yhtiön johto ja osakkaat. Käytämme rekrytointiin LinkedIniä ja pyydämme hakemukset sitä kautta. Hakijatiedot säilyvät LinkedInin palvelussa. Voimme säilyttää yllämainittuja tietoja työnhakijoista myös henkilö- ja työnhakijarekisterissämme.

Suostumuksellasi saatamme kerätä ja käsitellä myös muita tietoja sinusta.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteritietojen kerääminen perustuu sidosryhmäsuhteeseen liittyvään työn suorittamiseen tai muuhun olennaiseen yhteyteen Netprofileen.

Saamme henkilötietosi pääsääntöisesti sinulta itseltäsi yhteistyön alkamisen yhteydessä, sopimuksen teon yhteydessä, tapaamisissamme, hakiessasi meille töihin tai tilatessasi verkkosivujemme kautta uutiskirjeemme tai muuta materiaalia. Voimme saada henkilötietoja myös toimittajarekistereistä, työantajaltasi tai koulutuksen järjestäjältä. 

Keräämme tarvittaessa asiakkaitamme, yhteistyökumppaneitamme, potentiaalisia asiakkaita ja muita sidosryhmiämme koskevia työroolipohjaisia täydentäviä henkilötietoja myös julkisista lähteistä tai rekistereistä ja sosiaalisen median kanavista, kuten Twitter, LinkedIn, Facebook, Instagram ja Youtube.

Emme kerää, käsittele tai säilytä työmme suorittamisen kannalta tarpeetonta henkilötietoa.

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Emme luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin. Luovutamme mahdollisille alihankkijoille vain kyseessä olevan työn tai tehtävän suorittamisen kannalta olennaisia henkilön työrooliin liittyviä yhteys- ja henkilötietoja. Saatamme luovuttaa tietoja sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi taikka lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä.

 

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietojasi saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle, koska käyttämämme viestintätyökalut, verkkosivualustat sekä sisällöntuotanto-, projektinhallinta- ja crm-pilvipalveluja isännöivät datakeskukset saattavat sijaita esimerkiksi Yhdysvalloissa.

Mikäli henkilötietojasi siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, siihen on lainmukaiset perusteet: Euroopan komissio on päättänyt, että vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso, siirronsaaja on Privacy Shield -sertifioitu tai siirto tapahtuu EU:n komission julkaisemia vakiolausekkeita käyttämällä. Mahdollinen tiedonsiirto toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein.

 

9. Rekisterin suojauksen perusteet ja henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietosi ovat luottamuksellisia. Pääsy henkilötietoihisi on rajattu ja suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. Niitä käsittelevät vain työntekijämme ja rajoitetusti yhteistyökumppanimme kuten taloushallinto- ja kirjanpitopalvelut sekä it-tukipalvelut.

Säilytämme tietojasi pääosin sähköisessä muodossa tunnetuilla ja yleisesti käytössä olevien palveluntarjoajien palvelimilla, jotka on suojattu yleisten tietoturvakäytäntöjen mukaan.

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan, kuin on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai esimerkiksi kirjanpito- ja työantajavelvoitteiden täyttämiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaan.

Vanhentuneet ja tarpeettomat henkilötiedot poistamme asianmukaisesti.

 

10. Rekisteröidyn oikeudet

Soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti sinulla on seuraavia oikeuksia:

Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli käsittelemme tietojasi vain antamasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi ilmoittamalla siitä meille. Suoramarkkinointikirjeissämme on lainmukainen linkki, josta voit halutessasi peruuttaa sähköpostiisi tulevat kirjeemme.

Tarkastus- ja poisto- ja rajoitusoikeus
Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja, mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme ja mihin niitä käytämme.

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista tai käytön rajoittamista. Sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojesi käsittelyperusteena on oikeutettu etumme.

Oikeus saada virheet korjatuiksi
Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset, vanhentuneet tai puutteelliset henkilötiedot.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Sinulla on oikeus kieltää henkilötietojesi käsittely suoramarkkinointitarkoituksiamme varten.

Oikeus saada tiedot siirretyksi
Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voidaan siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus valittaa asianomaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu) tai sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Sinun tulee lähettää oikeuksiasi koskevat pyynnöt sähköpostilla tai kirjeenä. Vastaamme pyyntöihin viimeistään yhden kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityistä syytä pidentää vastaamisaikaa.

Haluamme hoitaa rekisteriämme hyvin ja lain mukaan
Haluamme pitää rekisterimme ajan tasalla, noudattaa hyvää tietosuojaa ja lainsäädännön meille asettamia velvoitteita. Näiden vuoksi saatamme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme myös kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta laissa säädetyllä muulla perusteella. 

Tietosuojaseloste päivittyy ajan kanssa
Todennäköisesti maailma ja me muutumme, jolloin teemme tähän tietosuojaselosteeseen myös muutoksia. Muutokset astuvat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen verkkosivuillamme. Tervetuloa siis tutustumaan tähän selosteeseen säännöllisesti.

 

Tietosuojaasi meillä liittyviä kysymyksiä, kommentteja tai huolia? Ota yhteyttä:

Christina Forsgård, christina@netprofile.fi